Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 i art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych dalej „RODO”) informujemy, że:
- Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie „Energooszczędne Domy Gotowe” z siedzibą w Słupnie (05-250) przy ul. Jana Brzechwy 8G, wpisane do rejestru przedsiębiorców oraz do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000672329, REGON nr 3669830, NIP 5242827680 (zwane dalej „Stowarzyszenie EDG” lub „Administrator”).
- Kontakt z administratorem: za pośrednictwem adresu e-mail: biuro@sedg.pl lub listownie wysyłając korespondencję na adres Stowarzyszenie „Energooszczędne Domy Gotowe” ul. Jana Brzechwy 8G, 05-250 Słupno.
- Cele i podstawy prawne przetwarzania danych:
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda na przesyłanie informacji handlowych, w tym marketingowych – jeżeli została wyrażona przy rejestracji lub przed rozpoczęciem szkolenia. Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda na utrwalenie i publikację wizerunku w materiałach promocyjnych, w tym w social mediach i na stronie internetowej Stowarzyszenia EDG – jeżeli została wyrażona przy rejestracji lub przed rozpoczęciem szkolenia.
- art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy pomiędzy Panią/Panem, a Stowarzyszenie EDG dotyczącej organizacji szkolenia, a także wystawienia na wniosek zaświadczenia o uczestniczeniu w szkoleniu (certyfikatu ze szkolenia);
- art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w szczególności wynikających z przepisów finansowych i podatkowych;
- art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności prowadzenia i weryfikacji listy uczestników szkolenia, wystawienia na wniosek zaświadczenia o uczestniczeniu w szkoleniu, bieżącej komunikacji, zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń;
- Ujęcia zbiorowe i reportażowe wykonane podczas wydarzenia, w których uczestnik stanowi element większej całości (art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych – brak konieczności odrębnej zgody).
- Odbiorcy danych: Pani/Pana dane mogą być przekazane podmiotom świadczącym dla Stowarzyszenia EDG usługi, w szczególności:
- dostawcom systemów i usług IT, w tym GetResponse – usługi rejestracji i komunikacji
e-mail), Webex (Cisco) – usługi wiedeokonferencyjne; - podmiotom świadczącym usługi w zakresie działań marketingowo-promocyjnych, platformy social media, usługi obsługi strony internetowej SEDG;
- zewnętrzne podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie, prawne, jak również organy administracji, służby państwowe i sądy;
- oraz inne podmioty przetwarzające dane w imieniu i na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- dostawcom systemów i usług IT, w tym GetResponse – usługi rejestracji i komunikacji
- Okres przetwarzania: Dane osobowe będą przetwarzane przez okres uzależniony od podstawy prawnej ich przetwarzania; dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami prawa lub okres przedawnienia roszczeń. Dane związane z rozliczeniami finansowymi, prowadzeniem sprawozdawczości finansowej i podatkowej będą przetwarzane przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego w którym upłynął termin płatności podatku. Dane przetwarzane na podstawie zgody – będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub ustania celu przetwarzania.
- Źródło i kategorie danych: W przypadku rejestracji przez pracodawcę lub inny podmiot zgłaszający źródłem danych są te podmioty. Zakres danych to imię, nazwisko, adres e-mail, stanowisko, dane do faktury, rodzaj uczestnika, dane podmiotu i osoby zgłaszającej.
- Szkolenia online: W sytuacji, gdy uczestnik zadaje pytania na czacie oraz gdy udostępni obraz z własnej kamerki, dane w zakresie imię, nazwisko, treść pytania i/lub obraz z kamerki – dane te zostaną udostępnione pozostałym uczestnikom szkolenia. Jeżeli szkolenie jest nagrywane (o czym uczestnicy są wcześniej informowani) dane te zostaną również utrwalone i udostępnione innym uczestnikom.
- Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej „EOG”), przy czym Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane dostawcom usług IT znajdującym się poza EOG. W razie przekazania danych osobowych do państw trzecich znajdujących się poza obszarem EOG, Administrator zastosuje odpowiednie instrumenty mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.
- Automatyczne przetwarzanie: Dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany np. w systemach informatycznych. Administrator nie będzie przetwarzać Pani/Pana danych osobowych w celu podejmowania automatycznych decyzji (w tym również w formie profilowania) wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób mających na Panią/Pana istotny wpływ.
- Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy. W przypadku realizacji obowiązków prawnych przez Administratora podanie danych jest obowiązkowe. Niepodanie danych uniemożliwia zawarcie umowy, wystawienie faktury oraz wystawienie zaświadczenia o uczestniczeniu w szkoleniu. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
- Prawa osób których dane dotyczą: prawo dostępu do przetwarzanych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub wycofania zgody oraz prawo do żądania, aby Administrator przesłał te dane innemu administratorowi. Prawa te są ograniczone w zakresie określonym w przepisach prawa, w tym art. 15-22 RODO, w szczególności w zakresie, w jakim ich realizacja naruszyłaby prawa innych osób lub gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się przez Administratora z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
- W celu realizacji praw, o których mowa w pkt 11 można wysłać stosowną wiadomość e-mail na adres biuro@sedg.pl. Na Pani/Pana wniosek kopia Pani/Pana danych osobowych objętych przetwarzaniem zostanie Pani/Panu bezpłatnie udostępniona. Za przesłanie każdej kolejnej kopii danych będziemy mogli naliczyć opłatę pokrywającą racjonalne koszty obsługi żądania jej przekazania.
- W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.